A adaptação à reforma tributária pode carregar erros antigos para os novos cálculos se as empresas atualizarem seus sistemas sem revisar o cadastro fiscal. A importância dessa conferência ganhou reforço desde o dia 1º de outubro de 2026, com a publicação da versão 1.10 da Nota Técnica 2026.007. Disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e no portal de Documentos Fiscais Eletrônicos da Secretaria da Fazenda Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS).

O documento atualiza regras de validação da NF-e e da NFC-e para a verificação de cadastros na Lista Centralizada de Contribuintes da Receita Federal (LCC-RFB) e no Cadastro Centralizado de Contribuintes (CCC). A versão 1.10 teve seu cronograma de implantação alterado: os testes em homologação foram adiados para 26 de outubro, e a implantação em produção, para 16 de novembro de 2026.

Altair Heitor, formado em Ciências Contábeis e Psicologia, é diretor financeiro da Palin & Martins, consultoria especializada em gestão tributária para produtores rurais e empresas do agronegócio. Para o especialista, a preparação exige conferir as informações que orientam a classificação das mercadorias, o tratamento tributário das operações e o preenchimento dos documentos.

O contador avalia que a automatização pode ampliar uma falha que antes parecia pontual. “Se uma classificação inadequada está no cadastro fiscal, o sistema pode reproduzir o mesmo enquadramento a cada venda. Corrigir uma nota resolve aquela ocorrência, mas mantém a origem do problema ativa. A empresa precisa ajustar o registro e identificar quais operações foram afetadas para avaliar as regularizações necessárias”, afirma.

O erro começa antes da nota fiscal

A revisão deve abranger a descrição e as características dos produtos, as unidades de medida e a Nomenclatura Comum do Mercosul, conhecida como NCM, código utilizado para classificar mercadorias. Também precisa alcançar as parametrizações fiscais, configurações que determinam como o sistema calcula tributos e preenche documentos.

No agronegócio, o especialista recomenda atenção às particularidades dos insumos e dos itens comercializados. “Produtos com nomes semelhantes podem ter diferenças de composição ou apresentação relevantes para a classificação. Copiar um cadastro porque a descrição parece próxima pode levar a um enquadramento incorreto para várias transações. Além de identificar a mercadoria, é necessário analisar a operação e as condições exigidas para aplicar determinado tratamento tributário”, explica.

Nos registros de fornecedores e clientes, a conferência deve incluir a identificação, a situação cadastral, o regime tributário e os endereços relevantes para cada transação. Na avaliação do executivo, a prioridade deve ser definida pela frequência de uso dos registros e pela diversidade dos tratamentos fiscais envolvidos.

O diretor financeiro defende responsabilidades claras entre compras, faturamento, contabilidade e tecnologia. “Quem cadastra precisa saber quais informações coletar; quem valida deve conferir o enquadramento; e quem configura o sistema precisa transformar essa análise em regras de cálculo. Sem essa conexão, a empresa pode ter todos os campos preenchidos e, ainda assim, aplicar uma tributação inadequada”, ressalta.

A atualização precisa ser testada na operação

A necessidade de ajustes operacionais foi reconhecida pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços. Em agosto de 2026, os órgãos regulamentaram o Programa Nacional de Conformidade Tributária, voltado à adaptação às obrigações de emissão de documentos relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS, e à Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS. A iniciativa prevê orientação, acompanhamento e correção de inconsistências.

Para o especialista em gestão tributária, os testes devem reproduzir compras, vendas, devoluções e transferências efetivamente realizadas pela empresa, quando aplicáveis. O objetivo é conferir os cálculos e documentos gerados e verificar se as informações corrigidas chegam aos setores envolvidos.

O contador destaca que instalar uma nova versão do programa não encerra a preparação. “Se o teste apresenta uma divergência, a equipe precisa descobrir se a causa está no cadastro, na configuração ou na interpretação da regra. Aceitar o resultado apenas porque ele foi produzido automaticamente transfere uma decisão tributária para um sistema alimentado por pessoas. A validação exige comparar o que foi calculado com o que deveria ser aplicado àquela operação”, conclui.